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Know Your Business e le sue problematiche per le banche

L’obiettivo del KYB (Know Your Business, o conoscenza dell’impresa) è identificare il titolare effettivo in ultima istanza di un’azienda attraverso rigorosi controlli di due diligence (obblighi di adeguata verifica). Lo scopo della procedura KYB è prevenire i crimini finanziari. Ma i controlli KYB sono impegnativi perché richiedono il rispetto di rigorosi requisiti normativi.

In questo articolo scoprirà le problematiche del KYB per le banche e le organizzazioni finanziarie:

Cos’è il KYB o Know Your Business e perché è importante?

Il Know Your Business è uno strumento fondamentale nella lotta contro il crimine finanziario organizzato. È un modo per verificare che l’azienda con cui sta trattando sia legale e che non userà in modo improprio le sue finanze o il rapporto che avete. Le istituzioni finanziarie sono tenute a rispettare un livello elevato quando si tratta di capire i loro clienti aziendali. Le banche e le organizzazioni di servizi finanziari, a torto o a ragione, fungono da guardiani.

Avere una migliore comprensione del rischio aziendale è uno dei vantaggi e delle ragioni del KYB. Esso richiede un monitoraggio continuo, che può portare a una maggiore conformità. Il KYB aiuta anche a ridurre il volume di avvisi che gli analisti devono gestire costantemente, nonché a distribuire in modo più efficiente le risorse di conformità su attività e indagini di maggior valore. Inoltre, aiuta i team di conformità ad applicare regole e trigger a un livello più dettagliato, perché i dati con cui lavorano vengono aggiornati regolarmente.

Definizione di Know Your Business

La procedura Know Your Business (KYB) è simile a quella del Know Your Customer (KYC, o conoscenza del cliente), con la differenza che il KYB si concentra sulle aziende piuttosto che sugli individui. Come il KYC, il KYB verifica se un’azienda rispetta i regolamenti antiriciclaggio (AML, o Anti Money Laundering). Il KYB richiede una rigorosa due diligence, in parte per identificare il titolare effettivo o il titolare effettivo in ultima istanza per assicurare che l’azienda sia effettivamente legittima. La quarta direttiva antiriciclaggio stabilisce i requisiti per il KYB, che richiede alle istituzioni finanziarie di conservare i documenti di registrazione e i documenti di licenza dei loro clienti aziendali e di verificare le identità dei gestori e dei proprietari dell’azienda.

Qual è l’obiettivo principale del Know Your Business?

Il Know Your Business viene effettuato per confermare la legittimità di un’azienda e la sua struttura per ridurre il rischio e garantire la trasparenza. Per assicurarsi che i loro clienti aziendali non commettano crimini finanziari, tutte le istituzioni finanziarie che effettuano trasferimenti di denaro, come banche e istituti di credito, devono implementare le procedure KYB per analizzare e verificare l’azienda e le sue informazioni finanziarie. In pratica, l’obiettivo del KYB viene realizzato attraverso la due diligence aziendale sull’azienda stessa, il controllo del suo comportamento transazionale, lo screening delle sanzioni e dell’esposizione politica e lo screening della presenza mediatica dell’azienda.

Che impatto ha il Know Your Business su di lei?

L’impatto di KYB dipende dalla sua posizione. È un’azienda che sta instaurando nuovi rapporti con i suoi clienti aziendali? Oppure è lei stesso un cliente aziendale che deve essere verificato dall’azienda? Indipendentemente da quale parte in causa lei sia, la mancata conformità al KYB metterà la sua azienda a rischio di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo. L’integrità del marchio e la redditività del KYB potrebbero essere a rischio se non viene effettuata una due diligence KYB adeguata, e potrebbero essere imposte sanzioni per la mancata conformità.

Le problematiche del Know Your Business

Nessuna azienda vuole essere ritenuta non conforme al KYB, perché non vuole che le vengano applicate multe e un eventuale fallimento. Tuttavia, il KYB è impegnativo e rigoroso, e ci sono barriere legittime che impediscono alle aziende di conformarsi al KYB. Grazie al nostro articolo potrà conoscere le problematiche del KYB per le banche e gli enti finanziari:

  • Approccio a compartimenti stagni alle informazioni
  • Complessità del KYB e riluttanza ad adattarsi
  • Il processo di KYB richiede molto tempo
  • Costo del KYB

Approccio a compartimenti stagni alle informazioni

La sfida più significativa per ottenere un monitoraggio “in-life” di alto livello è l’esistenza di un approccio a compartimenti stagni all’interno delle istituzioni finanziarie, dove non tutte le informazioni sono condivise allo stesso modo tra il personale all’interno delle banche. A volte è necessario un approccio compartimentato per separare l’attività bancaria al dettaglio e quella per le imprese. Tuttavia, in molte circostanze, l’approccio a compartimenti stagni è semplicemente il risultato di modelli operativi esistenti, lasciando i team di KYB e di gestione del rischio tagliati fuori l’uno dall’altro per quanto riguarda la condivisione delle informazioni. La tecnologia, ironicamente, a volte può rafforzare il divario d’informazioni, con strumenti e sistemi distinti che vengono usati per gestire il KYB in aree come la conformità e la gestione del rischio di credito. Tuttavia, ciò può risultare in processi estremamente frammentati che impediscono alle aziende di sviluppare una visione unica del cliente. Questo non solo rende più difficile una buona gestione del rischio, ma impedisce anche alle aziende di scoprire opportunità commerciali con i clienti che altrimenti potrebbero essere rese note da un quadro più completo dei dati dei clienti.

Complessità del KYB e riluttanza ad adattarsi

Le organizzazioni di servizi finanziari hanno lottato per stare al passo con la complessità del KYB, come la crescente digitalizzazione dei servizi finanziari e i continui cambiamenti normativi nelle giurisdizioni di tutto il mondo. L’adozione di RegTech per facilitare l’automazione dei processi di KYB è stata graduale in alcune circostanze, ma è stata lenta. L’esitazione a cambiare e usare nuove tecnologie può derivare dal desiderio di evitare d’interrompere il servizio e perdere clienti aziendali di alto valore. Potrebbe anche essere una questione di fiducia. Se si dispone di un team di professionisti per la conformità dedicati a un’ampia due diligence dei clienti aziendali, si può essere più sicuri che nulla sfugga al controllo. Di conseguenza, alcune istituzioni finanziarie si affidano a database condivisi per abbinare i dirigenti chiave alle aziende, ma il processo è laborioso e tutt’altro che perfetto nell’attuale clima operativo.

Il processo di KYB richiede molto tempo

Il processo di verifica del KYB è automatizzato da molte banche che vogliono rispettare i requisiti antiriciclaggio e proteggere i loro clienti aziendali. Numerosi programmi rendono semplice la conformità con il KYB con l’autenticazione elettronica. Tuttavia, il processo KYB richiede ancora molto tempo anche con l’automazione. Questo perché le banche verificano costantemente le informazioni dei loro clienti aziendali e controllano continuamente le loro ulteriori attività senza causare alcuna interruzione ai servizi usati dal cliente online. Il titolare effettivo in ultima istanza è inoltre soggetto a controlli KYC e sulle liste di controllo per confermare la sua identità e assicurarsi che non sia su nessuna lista di sanzioni. Queste operazioni richiedono tempo e molte banche hanno difficoltà a bilanciare la soddisfazione del cliente con la conformità.

Costo del KYB

Thomson Reuters ha intervistato più di 430 leader della conformità antiriciclaggio negli Stati Uniti per capire meglio come stanno rispondendo alla perturbazione normativa e ad altre problematiche tecniche. L’incapacità di ottenere dati del titolare effettivo in ultima istanza è stata citata come la problematica più grande dal 58% degli enti finanziari. Secondo il sondaggio, la spesa media annuale per la due diligence globale dei clienti e il Know Your Business è di circa 48 milioni di dollari (quasi 44 milioni di euro), mentre le banche sostengono di spendere circa 70 milioni di dollari (64 milioni di euro). I principali inconvenienti per i clienti aziendali erano il contatto eccessivo da parte degli enti finanziari, le richieste incoerenti e i problemi di sicurezza, mentre i maggiori inconvenienti per gli enti finanziari erano l’indisponibilità a collaborare da parte dei clienti, le richieste incoerenti da parte dei regolatori e le preoccupazioni per le sanzioni per mancanza di conformità. Non sono stati raccolti dati simili in Europa.

In che modo il KYB aiuta a proteggere le aziende dalle frodi?

Il KYB riduce il rischio che un istituto finanziario diventi vittima inconsapevole di una frode, grazie alle misure adottate da queste aziende. Di seguito sono elencati i modi in cui la verifica KYB aiuta le aziende a prevenire le frodi:

  • Conformità legale: Le organizzazioni che rispettano le normative possono utilizzare il KYB per identificare se i loro partner commerciali o fornitori rappresentano una minaccia per il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, se sono coinvolti in reati finanziari o se sono soggetti a sanzioni o ad altre azioni normative negative. Le autorità di regolamentazione, tra cui l’Autorità bancaria europea, richiedono l’identificazione e la verifica delle aziende e dei titolari effettivi in ultima istanza. Le aziende possono aiutare le forze dell’ordine segnalando comportamenti sospetti e condividendo le informazioni disponibili su clienti o attività che sono oggetto di indagine, grazie alla verifica aziendale. I requisiti antiriciclaggio possono essere violati se un cliente non esegue una due diligence adeguata. Ciò può essere il caso di un’azienda che inizia a lavorare con un cliente aziendale prima di condurre le procedure di due diligence adeguate, esponendosi al rischio di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo
  • Prevenire le frodi: Il compito del KYB è quello di aiutare le organizzazioni a identificare ed eliminare i truffatori tra i loro partner commerciali. In questo modo, è possibile ridurre il riciclaggio, il finanziamento del terrorismo e la corruzione. Un’azienda può facilmente diventare vittima di una frode. È fondamentale essere attenti ai segnali di avvertimento in anticipo. Ad esempio, se non esiste una storia di credito importante per l’azienda, o se i registri ufficiali dell’azienda contengono inesattezze, o se la proprietà è cambiata, potrebbe essere opportuno indagare su queste incongruenze

Istituti che richiedono le procedure KYB

Il KYB deve essere verificato da tutte le organizzazioni finanziarie che elaborano transazioni di denaro, come le banche. Inoltre, le organizzazioni devono indagare e verificare accuratamente le informazioni finanziarie e commerciali dei loro partner globali. Queste misure aiutano le aziende ad evitare le frodi documentali e a garantire la sicurezza delle transazioni. Per garantire la conformità agli attuali requisiti antiriciclaggio, le procedure KYB devono essere completate in ogni loro parte. Le istituzioni finanziarie che aderiscono alla legislazione antiriciclaggio (AML) evitano multe e danni alla reputazione. Secondo la quinta direttiva antiriciclaggio, le procedure KYB devono essere implementate e rispettate dalle seguenti organizzazioni, società e individui che si occupano di trasferimenti di denaro:

  • Istituti di credito e finanziari
  • Banche, banche online, istituti di pagamento e fornitori di wallet
  • Revisori dei conti, agenti immobiliari, gestori e amministratori di patrimoni e contabili esterni
  • Consulenti fiscali, trust e notai
  • Mercati di criptovalute e servizi di gioco d’azzardo
  • Fornitori di servizi di trading, incluso il settore dell’arte e le case d’asta

In che modo i processi automatizzati possono aiutare con il KYB?

Può essere molto difficile capire come è costituita un’azienda, perché può coinvolgere più imprese, Paesi e sistemi legali. Il modo tradizionale di scoprire chi possiede un’azienda, esaminando la struttura proprietaria e i documenti e scoprendo chi sono i titolari effettivi, richiede molto tempo. Per questo motivo, le aziende che vogliono seguire le norme antiriciclaggio e mantenere la loro attività al sicuro utilizzano la verifica elettronica dell’identità (eIDV) per automatizzare il processo di verifica dell’identità delle persone. L’autenticazione elettronica e altri controlli automatizzati di KYB rendono più facile per le aziende soddisfare i requisiti di KYB.

Per capire chi sono i titolari effettivi e gli azionisti, vengono utilizzati i dati delle analisi statali, dei registri aziendali globali, dei database delle Persone Politicamente Esposte (PPE) e delle sanzioni. Inoltre, le aziende rimangono compatibili perché sono costantemente sorvegliate e dispongono di controlli automatici. Le aziende utilizzano le API per ottenere e controllare i dati ufficiali di registrazione aziendale come parte della verifica automatizzata del KYB. L’API facilita il collegamento dei sistemi, in modo che le informazioni possano essere recuperate rapidamente, condivise con le persone giuste, coordinate e i casi contrassegnati per la revisione manuale.

Le informazioni bancarie di terzi possono essere controllate e verificate regolarmente per assicurarsi che siano collegate all’azienda. Insieme al codice di autorizzazione dell’azienda, l’automazione può ottenere informazioni preziose per il processo decisionale.

Il significato del KYB in Europa

L’Europa è più severa in materia di verifica delle attività finanziarie rispetto a qualsiasi altra giurisdizione. Una o più delle questioni di ampio respiro con cui il settore finanziario si è confrontato negli ultimi dieci anni sono state affrontate da una serie di normative:

  • Quarta, Quinta e Sesta Direttiva Antiriciclaggio: Questi regolamenti impongono un aumento delle ispezioni, incrementano la cooperazione internazionale e rafforzano le sanzioni penali per affrontare il problema dilagante del riciclaggio di denaro. I requisiti del KYB sono delineati nella Quarta Direttiva Antiriciclaggio dell’Unione Europea. La Quarta Direttiva Antiriciclaggio prevede che vengano adottate misure ragionevoli per identificare il titolare effettivo in ultima istanza e per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente
  • Direttiva sui servizi di pagamento: Per promuovere l’innovazione incentrata sul cliente, la PSD2 è stata implementata per concentrarsi sulla prevenzione delle frodi nei pagamenti e sull’uso improprio degli strumenti finanziari digitali
  • Direttiva relativa ai Mercati degli Strumenti Finanziari: La MiFID II è stata implementata per una maggiore trasparenza dell’attività di investimento finanziario
  • Regolamento generale sulla protezione dei dati: Il GDPR è stato emanato come risposta alla richiesta pubblica di un maggiore controllo sulle informazioni personali

In breve

Affinché le banche e le altre istituzioni finanziarie siano pienamente conformi, devono essere in grado di identificare e autenticare i propri clienti in base alle informazioni fornite durante il processo di accettazione. In questo modo, le banche e le altre istituzioni finanziarie tengono traccia di ciò che accade con il denaro dei loro clienti. Non si tratta solo di garantire la conformità; le banche devono anche assicurarsi che i loro clienti non vengano respinti e che possano accedere al credito. Le istituzioni finanziarie devono affrontare una serie di sfide, tra cui l’ampia gamma di prove documentali accettabili, il costo dell’implementazione dei sistemi di verifica, il tempo necessario per verificare un cliente, anche con l’automazione, e la mancanza di volontà di adattarsi ai rapidi cambiamenti della legge e della tecnologia, nonché la scarsità di sistemi di comunicazione coerenti all’interno dell’organizzazione nel suo complesso. Automatizzando il processo di verifica di KYB e il monitoraggio che ne consegue, è possibile ridurre il numero di falsi casi e allarmi.

Il KYB è una parte vitale della gestione del rischio e della lotta al crimine organizzato. Il grado di due diligence nell’accettazione aziendale è correlato alla quantità di denaro in gioco. Un processo di KYB solido, automatizzato con RegTech e controllato da professionisti qualificati, è un modo fondamentale per affrontare questa complessa e intricata sfida di conformità.

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