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Know Your Business et ses défis pour les banques

L’objectif de la procédure Know Your Business (KYB) est d’identifier le bénéficiaire effectif en dernière analyse d’une entreprise grâce à des contrôles rigoureux de due diligence (vérification diligente). L’objectif de la procédure KYB est de prévenir les crimes financiers. Mais les contrôles KYB sont difficiles car ils nécessitent de répondre à des exigences réglementaires strictes.

Découvrez dans notre article les problèmes que pose le KYB pour les banques et les organisations financières:

Qu’est-ce que le KYB ou Know Your Business et pourquoi est-ce important?

Know your Business (ou connaissance de l’entreprise) est un instrument crucial dans la lutte contre la criminalité financière organisée. C’est un moyen de vérifier que l’entreprise avec laquelle vous traitez est légale et qu’elle n’abusera pas de vos finances ou de la relation que vous entretenez. Les institutions financières sont tenues à un haut niveau d’exigence lorsqu’il s’agit de comprendre leurs entreprises clientes. Les banques et les organismes de services financiers jouent, à tort ou à raison, le rôle de gardiens.

Avoir une meilleure maîtrise des risques de l’entreprise est l’un des avantages et l’une des raisons d’être de KYB. Cela nécessite une surveillance continue, ce qui peut conduire à une meilleure conformité. Le KYB contribue également à la réduction du volume d’alertes que les analystes doivent constamment traiter, ainsi qu’au déploiement plus efficace des ressources de conformité vers des activités et des enquêtes à plus forte valeur ajoutée. Cela aide également les équipes de conformité à appliquer des règles et des déclencheurs à un niveau plus détaillé, car les données sur lesquelles elles travaillent sont régulièrement mises à jour.

Définition de Know Your Business

Know Your Business est similaire à Know Your Customer (KYC, ou connaissance du client), sauf qu’il se concentre sur les entreprises plutôt que sur les particuliers. Comme le KYC, le KYB vérifie si une entreprise respecte la réglementation anti-blanchiment. Le KYB exige une due diligence (ou vérification diligente) stricte, en partie pour identifier le bénéficiaire effectif ou le bénéficiaire effectif en dernière analyse afin de s’assurer que l’entreprise est bien légitime. La Quatrième directive anti-blanchiment définit les exigences relatives au KYB, qui imposent aux institutions financières de conserver les documents d’enregistrement et les documents de licence des entreprises clientes et de vérifier l’identité des dirigeants et des propriétaires de l’entreprise.

Quel est l’objectif principal de Know Your Business?

KYB permet de confirmer la légitimité d’une entreprise et de sa structure afin d’atténuer les risques et de créer de la transparence. Pour s’assurer que leurs entreprises clientes ne commettent pas de délits financiers, toutes les institutions financières qui effectuent des transferts d’argent, comme les banques et les établissements de crédit, doivent mettre en œuvre des procédures de KYB pour analyser et vérifier l’entreprise et ses informations financières. Dans la pratique, l’objectif du KYB est mis en œuvre par le biais d’un contrôle préalable de l’entreprise elle-même, d’un suivi de son comportement transactionnel, d’un examen des sanctions et de l’exposition politique, et d’un examen de sa présence dans les médias.

Quel est l’impact de Know Your Business sur vous?

L’impact de KYB sur vous dépend du côté où vous vous trouvez. Êtes-vous une entreprise qui établit de nouvelles relations avec des entreprises clientes? Ou êtes-vous vous-même une entreprise cliente qui doit être vérifiée par l’entreprise? Quelle que soit la partie prenante que vous êtes, ne pas se conformer au KYB fera courir à votre entreprise un risque de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme. L’intégrité de la marque KYB et la rentabilité de l’entreprise pourraient être mises en péril si une vérification préalable KYB appropriée n’est pas effectuée, et des sanctions pourraient être imposées en cas de non-conformité.

Les défis du Know Your Business (ou connaissance de l’entreprise)

Aucune entreprise ne veut être jugée non conforme au KYB, car elle ne veut pas se voir imposer des amendes et une éventuelle faillite. Cependant, le KYB est intense et rigoureux, et il existe des obstacles légitimes empêchant les entreprises de se conformer au KYB. Découvrez dans notre article les défis du KYB pour les banques et les institutions financières:

  • Approche cloisonnée de l’information
  • Complexité du KYB et manque de volonté d’adaptation
  • Le KYB prend du temps
  • Le coût du KYB

Approche cloisonnée de l’information

Le principal obstacle à l’obtention d’un suivi performant «in-life» est l’existence d’une approche cloisonnée au sein des institutions financières, où toutes les informations ne sont pas partagées de la même manière par le personnel des banques. Parfois, une approche compartimentée est nécessaire pour séparer la banque de détail de la banque d’entreprise. Cependant, dans de nombreuses circonstances, l’approche cloisonnée n’est que le résultat des modes de fonctionnement existants, laissant les équipes de KYB et de gestion des risques coupées les unes des autres en ce qui concerne le partage des informations. La technologie, ironiquement, peut parfois renforcer le fossé entre les informations, avec des outils et des systèmes distincts utilisés pour gérer le KYB dans des domaines tels que la conformité et la gestion du risque de crédit. Cependant, elle peut aboutir à des processus extrêmement fragmentés qui empêchent les entreprises de développer une vision unique du client. Cela rend non seulement une bonne gestion des risques plus difficile à réaliser, mais cela empêche également les entreprises de découvrir des opportunités commerciales avec des clients qui pourraient autrement être exposées par une image plus complète des données clients.

Complexité du KYB et manque de volonté d’adaptation

Les organisations de services financiers ont eu du mal à suivre la complexité du KYB, comme la numérisation croissante des services financiers et les changements réglementaires constants dans les juridictions mondiales. L’adoption de RegTech pour faciliter l’automatisation des processus KYB a été progressive dans certaines circonstances, mais elle a été lente. L’hésitation à changer et à utiliser les nouvelles technologies peut provenir d’un désir d’éviter de perturber le service et de perdre des entreprises clientes de grande valeur. Il pourrait également s’agir d’une question de confiance. Si vous disposez d’une équipe de professionnels de la conformité qui se consacrent à la vérification approfondie des entreprises clientes, vous pouvez être plus sûr que rien ne passera à travers les mailles du filet. C’est pourquoi certaines institutions financières s’appuient sur des bases de données partagées pour associer les cadres clés aux entreprises, mais le processus est laborieux et loin d’être parfait dans le climat opérationnel actuel.

Le KYB prend du temps

Le processus de vérification KYB est automatisé par de nombreuses banques qui souhaitent se conformer aux exigences de la lutte contre le blanchiment d’argent et sécuriser leurs entreprises clientes. De nombreux programmes permettent de simplifier la conformité KYB avec l’authentification électronique. Cependant, même avec l’automatisation, le processus KYB demande encore beaucoup de temps. En effet, les banques vérifient en permanence les informations de leurs entreprises clientes et surveillent continuellement leurs activités ultérieures sans provoquer d’interruption des services utilisés par les clients en ligne. Le bénéficiaire effectif en dernière analyse est en outre soumis à des contrôles KYC et à des vérifications des listes de surveillance pour confirmer son identité et s’assurer qu’il ne figure sur aucune liste de sanctions. Ces opérations prennent du temps, et de nombreuses banques ont du mal à trouver un équilibre entre la satisfaction des clients et la conformité.

Le coût du KYB

Thomson Reuters a interrogé plus de 430 responsables de la conformité en matière de lutte contre le blanchiment d’argent aux États-Unis afin de mieux comprendre comment ils répondent aux perturbations réglementaires et autres défis techniques. L’impossibilité d’obtenir les données sur les bénéficiaires effectifs en dernière analyse a été citée comme le plus grand défi par 58 % des institutions financières. Selon le sondage, les dépenses annuelles moyennes consacrées à la due diligence des clients et au Know Your Business à l’échelle mondiale s’élèvent à environ 48 millions de dollars (près de 44 millions d’euros), tandis que les banques affirment dépenser environ 70 millions de dollars (64 millions d’euros). Les principales bêtes noires des entreprises clientes sont les contacts excessifs de la part des institutions financières, les demandes incohérentes et les problèmes de sécurité, tandis que les principales bêtes noires des institutions financières sont le manque de coopération de la part des clients, les demandes incohérentes de la part des régulateurs et les inquiétudes concernant les sanctions en cas de non-conformité. Aucune donnée similaire n’a été recueillie en Europe.

Comment le KYB aide-t-il à protéger les entreprises contre la fraude?

Le KYB réduit le risque qu’une institution financière devienne la victime involontaire d’une fraude grâce aux mesures prises par ces entreprises. Voici comment la vérification KYB aide les entreprises à prévenir la fraude:

  • Conformité légale: Les organisations qui se conforment à la réglementation peuvent utiliser le KYB pour identifier si leurs partenaires commerciaux ou leurs fournisseurs représentent une menace pour le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, s’ils se livrent à la criminalité financière ou s’ils font l’objet de sanctions ou d’autres mesures réglementaires défavorables. Les régulateurs, y compris l’Autorité bancaire européenne, exigent l’identification et la vérification des entreprises et des bénéficiaires effectifs en dernière analyse. Les entreprises peuvent aider les forces de l’ordre en signalant les comportements suspects et en partageant les informations disponibles sur les clients ou les activités qui font l’objet d’une enquête grâce à la vérification de l’entreprise. Les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent peuvent être enfreintes si un client ne fait pas preuve de la due diligence requise. Cela peut être le cas si une entreprise commence à travailler avec une entreprise cliente avant d’avoir effectué les procédures de due diligence appropriées, s’exposant ainsi au risque de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme
  • Prévenir la fraude: La mission du KYB est d’aider les organisations à identifier et à éliminer les fraudeurs parmi leurs partenaires commerciaux. De cette façon, le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et la corruption peuvent être réduits. Une entreprise peut facilement être victime d’une fraude. Il est essentiel d’être à l’affût des signes avant-coureurs dès le départ. Par exemple, s’il n’y a pas d’historique de crédit important pour l’entreprise, ou si les registres officiels de l’entreprise contiennent des inexactitudes, ou encore si son propriétaire a changé, vous pouvez vouloir enquêter sur ces incohérences

Institutions qui exigent des procédures KYB

Le KYB doit être vérifié par toutes les organisations financières qui traitent les transactions monétaires, telles que les banques. En outre, les organisations doivent enquêter de manière approfondie et vérifier les informations financières et commerciales de leurs partenaires mondiaux. Ces mesures aident les entreprises à éviter la fraude documentaire et à garantir la sécurité des transactions. Pour garantir la conformité aux exigences actuelles en matière de blanchiment d’argent, les procédures KYB doivent être remplies dans leur intégralité. Les institutions financières qui adhèrent à la législation anti-blanchiment (AML) évitent les amendes et les atteintes à leur réputation. Selon la Cinquième directive AML, les procédures KYB doivent être mises en œuvre et respectées par les organisations, les sociétés et les personnes suivantes qui traitent des transferts d’argent:

  • Institutions de crédit et financières
  • Banques, banques en ligne, établissements de paiement et fournisseurs de portefeuilles
  • Auditeurs, agents immobiliers, gestionnaires de patrimoine et comptables externes
  • Conseillers fiscaux, trusts et notaires
  • Marchés de crypto-monnaies et services de jeux d’argent
  • Prestataires de services commerciaux, notamment dans le secteur de l’art et les maisons de vente aux enchères

Comment les processus automatisés peuvent-ils aider avec le KYB?

Il peut être très difficile de déterminer comment une entreprise est constituée, car elle peut impliquer plusieurs entreprises, pays et systèmes juridiques. La manière traditionnelle de déterminer qui est propriétaire d’une entreprise, en examinant la structure de propriété et les documents, et en découvrant qui sont les bénéficiaires effectifs, prend beaucoup de temps. C’est pourquoi les entreprises qui veulent respecter les règles de lutte contre le blanchiment d’argent et assurer la sécurité de leurs activités utilisent la vérification électronique de l’identité (eIDV) pour automatiser le processus de vérification de l’identité des personnes. Grâce à l’authentification électronique et à d’autres vérifications KYB automatisées, les entreprises peuvent facilement satisfaire aux exigences du KYB.

Pour savoir qui sont les bénéficiaires effectifs et les actionnaires, on utilise des données provenant d’analyses d’États, de registres mondiaux d’entreprises, de PPE et de bases de données de sanctions. Par ailleurs, les entreprises restent compatibles car elles sont constamment surveillées et disposent de contrôles automatiques. Les entreprises utilisent des API pour obtenir et vérifier les données officielles d’enregistrement des entreprises dans le cadre de la vérification automatisée du KYB. L’API facilite la connexion des systèmes afin que les informations puissent être rapidement récupérées, partagées avec les bonnes personnes, coordonnées et les cas marqués pour un examen manuel.

Les informations bancaires des tiers peuvent être contrôlées et vérifiées régulièrement pour s’assurer qu’ils sont liés à l’entreprise. Avec le code d’autorisation de l’entreprise, l’automatisation peut obtenir des informations précieuses pour la prise de décision.

La signification du KYB en Europe

L’Europe est plus stricte en matière de vérification des entreprises financières que toute autre juridiction. Une ou plusieurs des questions de grande envergure auxquelles le secteur financier est confronté depuis dix ans ont été traitées par une série de réglementations:

  • Quatrième, cinquième et sixième directive anti-blanchiment: Ces réglementations imposent des inspections accrues, stimulent la coopération internationale et renforcent les sanctions pénales pour faire face au problème omniprésent du blanchiment d’argent. Les exigences du KYB sont décrites dans la Quatrième directive anti-blanchiment de l’Union européenne. La Quatrième directive anti-blanchiment exige que des mesures raisonnables soient prises pour identifier le bénéficiaire effectif en dernière analyse et pour comprendre la structure de propriété et de contrôle du client
  • Directive sur les services de paiement: Afin de promouvoir une innovation centrée sur le client, la DSP2 a été mise en œuvre pour se concentrer sur la prévention de la fraude aux paiements et de l’utilisation abusive des outils financiers numériques
  • Directive concernant les marchés d’instruments financiers: MiFID II a été mise en œuvre pour une plus grande transparence des activités d’investissement financier
  • Règlement général sur la protection des données: Le RGPD a été promulgué en réponse à la demande du public pour un meilleur contrôle des informations personnelles

En bref

Pour que les banques et autres institutions financières soient totalement conformes, elles doivent être en mesure d’identifier et d’authentifier leurs clients sur la base des informations qu’ils fournissent au cours du processus d’intégration. C’est ainsi que les banques et autres institutions financières peuvent suivre l’évolution de l’argent de leurs clients. Il ne s’agit pas seulement de garantir la conformité; les banques doivent également s’assurer que leurs clients ne sont pas refoulés et qu’ils peuvent avoir accès au crédit. Les institutions financières sont confrontées à un certain nombre de défis, notamment le large éventail de preuves documentaires acceptables, le coût de la mise en œuvre des systèmes de vérification, le temps nécessaire pour vérifier un client, même avec l’automatisation, et la réticence à s’adapter aux changements rapides de la législation et de la technologie, ainsi que le manque de systèmes de communication cohérents au sein de l’organisation dans son ensemble. En automatisant le processus de vérification KYB et le suivi qui s’ensuit, le nombre de faux cas et alarmes peut être réduit.

Le KYB est un élément essentiel de la gestion des risques et de la lutte contre le crime organisé. L’intensité de la due diligence dans l’intégration des entreprises est liée à la quantité d’argent en jeu. Un processus de KYB robuste, automatisé grâce à RegTech et contrôlé par des professionnels compétents, est un moyen essentiel de relever ce défi de conformité complexe et noueux.

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